MIEUX S’ORGANISER AU TRAVAIL [EN 6 LEVIERS]

Profiter de l’été pour mettre en place de nouveaux rituels. Plus de clarté dans son environnement, dans sa tête, dans ses idées… pour plus de clarté dans son business.

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Nos enseignements majeurs

Comment être mieux organisé dans son entreprise, dans son quotidien, dans son travail ?

Ce sujet central, c’est comment mieux organiser, finalement, son quotidien, ses semaines, ses journées, son travail, ses actions, entre organisation professionnelle et organisation personnelle.

La première clé, c’est déjà d’organiser son bureau, c’est-à-dire la dimension physique du lieu dans lequel on travaille parce qu’une tête encombrée, c’est aussi un environnement encombré.

Imaginez, quand vous avez trop d’infos dans votre cerveau, que soudain vous avez l’impression de vous retrouver dans un brouhaha, que rien n’est clair.

Et bien physiquement, spatio-temporellement, c’est la même chose, c’est-à-dire que si vous travaillez dans un environnement très confus, y a de fortes chances que votre organisation soit confuse.

Alors, certains nous diront « Oui mais moi, plus y a de bazar, mieux je m’y retrouve, plus je suis efficace ».

En fait, il s’avère que y a beaucoup d’études qui ont démontré qu’une organisation physique claire autour de soi favorisait une réelle clarté de la pensée.

Ensuite, si on va un tout petit peu plus loin sur ce registre, c’est ce qu’on appelle l’organisation de l’information.

C’est stratégique parce que les informations, y en a de plus en plus. On est même noyés sous la masse d’informations aujourd’hui avec Internet, tous les médias qui existent. Et donc, il faut structurer et hiérarchiser l’information.

Donc y a l’information qui est plutôt physique.

C’est des documents que vous avez sur votre bureau.

Donc ça peut être des classeurs, ça peut être des couleurs que vous utilisez.

Ça peut être à des endroits bien spécifiques, donc, comment vous hiérarchisez l’information on va dire physique, plutôt papier.

Et puis y a cette masse d’informations digitales. C’est la même chose.

Comment vous vous organisez pour gérer cette information ? Quels répertoires ? Quelle classification ? Quelle arborescence ? Quels outils vous utilisez.

Donc vous voyez que tout ça se pense, tout ça se réfléchit parce que quand on est tout seul, déjà c’est une chose, mais quand ensuite, on décide d’élever son organisation, d’élever son entreprise, qu’on soit seul à la base ou qu’on soit 120 000, c’est comment on structure tout ça pour que d’autres personnes puissent s’y retrouver facilement et puis stocker aussi et venir alimenter cette base de données.

Ensuite, nous on vous conseille le plus possible de prendre des notes sur des terminaux digitaux parce qu’il est plus facile de les stocker immédiatement. Il est plus facile de les retrouver parce qu’on a un système.

Par exemple, si dans un document, on ajoute… on vous conseille d’ajouter par exemple 3, 4, 5 mots-clés pour que tout de suite, vous puissiez rechercher un jour par mot-clé et retrouver plus facilement le document. Donc y a une stratégie digitale sur ce sujet.

Et pour ceux qui adorent le papier (et nous 2 on aime bien aussi le papier), bien sûr vous pouvez prendre des notes sur papier quand vous le souhaitez.

Et il faut savoir qu’après, vous avez même des logiciels de reconnaissance qu’on appelle OCR qui permettent de reconnaître tous vos mots et de les mettre dans un document numérique, ce qu’on vous conseille aussi parce que si vous perdez le papier, vous avez toujours le numérique.

Et vous avez même Moleskine qui est un célèbre carnet de notes.

Vous avez un stylo connecté, c’est-à-dire que quand vous écrivez, ça reproduit tout sur le digital.  Comme ça, vous gardez une trace et vous pouvez rechercher bien plus facilement, et vos équipes aussi.

Bien s’organiser, c’est aussi savoir anticiper, c’est-à-dire que nous, on manie finalement 2 échelles-temps :

• la planification à l’échelle de la semaine (là, on est dans un rythme hebdo), c’est-à-dire sur la visibilité et la lisibilité des évènements à venir.
• la planification à l’échelle du mois, où là il est important d’identifier à la fois ses besoins bien évidemment, mais aussi les risques, c’est-à-dire ce qui risque de nous tomber sur le coin de la tête parce que finalement, la difficulté dans les agendas et dans l’organisation, c’est qu’on peut avoir l’impression de bien maîtriser ce qui était prévu. Mais la difficulté essentielle, majeure, c’est que y a de l’imprévu. Et quand on travaille ainsi en anticipation des risques à l’échelle d’un mois, on arrive finalement à réduire une partie de cet imprévu et ainsi à mieux s’organiser au fil des semaines.

Ensuite, quelque chose aussi de majeur, c’est de repenser votre organigramme tous les trimestres.

Personne ne le fait. Pourtant, c’est essentiel, c’est-à-dire que l’organigramme, finalement, c’est le dessin de toutes les nouvelles compétences que je vais devoir soit acquérir, soit des nouvelles personnes desquelles je vais m’entourer.

Et c’est très important de le définir à l’avance parce que c’est comme ça que vous restez à la pointe.

C’est comme ça que vous restez dans le mouvement.

C’est comme ça que vous anticipez les futures personnes dont vous avez besoin, les experts, les meilleurs que vous sur certains sujets.

Avec Marylise, on s’est surpris avec des décisions qu’on a pris y a 6 mois en dessinant cet organigramme, en se disant « Ça c’est un peu l’organigramme rêvé, rêvé à moyen terme et puis après, y a rêvé à long terme ».

Et quand on se retourne 6 mois après, on se dit « Wow ! On l’a cette équipe, c’est fait. Wow ! » On s’en était même plus rendus compte tellement les choses se sont faites naturellement.

Y a un autre point qui est important, c’est la réalité physique de voir comment les sujets avancent.

Et nous, on utilise (alors, c’est issu des méthodes agiles), on utilise un tableau en liège de façon très concrète qui nous permet chaque semaine de punaiser, d’accrocher à ce tableau en liège toutes les actions qui sont prioritaires sur la semaine à venir, donc tout ce que l’on devra avoir fini à la fin de la semaine.

Et donc, y a à la fois la réalité physique de ce tableau et y a en plus la satisfaction de voir des post-it avancer.

Pourquoi ils avancent ? Parce qu’au début de la semaine, tout est dans une case « to do » (= À FAIRE), et puis au fur et à mesure de la semaine, les post-it viennent remplir une 2ème case qui est la case « done » (= FAIT).

Et donc ça, c’est une vraie satisfaction de physiquement voir que les choses ont avancé, parce que quand on est dans le flow des tâches quotidiennes, finalement on se retourne jamais où on ne regarde jamais ce qui a été fait parce que c’est fait, on n’y pense plus.

Et on n’a plus cette satisfaction des choses qui avancent.

Donc, utiliser ce tableau en liège, c’est une vraie réalité d’efficacité mais aussi, c’est bon pour le moral.

Et le dernier point, c’est la gouvernance, c’est-à-dire d’essayer d’instaurer mensuellement une réunion où on peut décider de choses soit seul, soit avec ses mentors, ses coachs, soit avec ses équipes.

L’idée, c’est de décider de choses.

L’idée, c’est de réfléchir à comment améliorer les choses.

L’idée, c’est… c’est prendre du temps pour penser ensemble et décider.

Et cette instance-là, elle est en général plutôt mensuelle. Et c’est parce que je peux me poser que je peux améliorer et je peux m’élever.

Donc juste pour résumer :

• organiser son bureau
• organiser l’information
• anticiper
• repenser son organigramme
• établir son petit tableau de liège
• instaurer des réunions de gouvernance.

À très vite.

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marylise sébastien