MIEUX GÉRER ET PLANIFIER SON TEMPS

Le temps est sacré pour nous. Depuis 5 ans, chaque fin de journée, nous notons dans un fichier ce qui nous a occupé.

Un moyen de factuellement nous améliorer sans cesse.

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Nos enseignements majeurs

Comment mieux gérer et planifier son temps ?

Il faut savoir que la gestion du temps pour les entrepreneurs, pour les dirigeants, ça reste le graal, le défi.

Le plus grand défi de l’humanité, finalement, c’est d’arriver à récupérer du temps, c’est d’arriver à mieux gérer ce temps et pour plus de résultats évidemment.

On va vous transmettre 6 registres de questionnement où vous allez pouvoir vous poser la question, finalement, comment vous vous positionnez par rapport à ces 6 points majeurs qu’on va aborder. Et Marylise va aborder le premier.

Alors, le premier sujet qui est essentiel, c’est d’identifier les fuites de temps.

C’est quoi, les fuites de temps ? Pour nous, elles sont de 2 ordres :

• le premier, c’est d’agir sur des choses sur lesquelles nous n’avons pas de valeur. Donc, posez-vous la question de vous dire : est-ce que sur ce registre, j’ai de la valeur ou je n’ai pas de la valeur ? Donc là, on est complètement binaire. C’est oui ou c’est non. Et donc, une fuite de temps… Limiter les fuites de temps, c’est commencer par réduire le nombre de sujets sur lesquels vous n’avez pas de valeur.
• et deuxième point, c’est également d’agir sur les sujets qui ne sont pas prévus dans votre agenda. Ça veut dire quoi ? Ça veut dire que trop souvent, on a tendance à se laisser embarquer par les priorités des autres. Donc, limiter les fuites, c’est aussi savoir dire non.

Ensuite, le deuxième registre pour nous, il tourne autour de ce qu’on appelle, nous, la méthode PADDS.

• P comme « prioriser ». Est-ce que vous avez les bonnes priorités
• A comme « améliorer ». Est-ce que vous avez des moyens d’améliorer ce que vous faites ?
• D comme « déléguer ». Est-ce que vous avez des moyens de déléguer ce que vous faites ?
• D (le deuxième), c’est « décaler »
• S, tout simplement c’est « stopper », parce qu’il y a des éléments à stopper.

Donc, rebalayez toutes vos actions à la lueur de PADDS.

Et le troisième registre, c’est ce que nous, on appelle l’AOP.

On a envie d’en mettre des sigles, aujourd’hui. AOP, c’est quoi ? c’est très clair, c’est Automatisation, Organisation et Process.

Prenez le temps de vous poser la question des sujets, des registres qui peuvent être automatisés, processisées et sur lesquels vous n’aurez pas à vous reposer toujours les mêmes questions pour refaire la même chose.

Et donc, systématiser, finalement, une certaine partie de votre organisation va vous permettre de regagner du temps.

C’est tout simple, c’est évident, mais le faire a un impact réel sur vos journées.

En tout cas, c’est ce que nous, on constate et c’est ce que nos clients constatent.

Ensuite, le quatrième registre, c’est la planification.

Est-ce que vous planifiez votre temps ? Parce que sinon, peut-être la plupart du temps, il peut être subi, c’est-à-dire que l’agenda se remplit, on vous met des réunions par ci, des rendez-vous par là. Et untel vous appelle ici, etc.

Est-ce que vous planifiez votre temps ?

Planifier votre temps, ça veut dire que bien sûr, y a des zones qui vont être occupées par l’environnement naturel, la croissance, le résultat, les fournisseurs, les équipes, etc, mais vous pouvez décider de plages aussi dans cet agenda.

Donc, est-ce que vous planifiez votre temps, votre agenda ?

Cinquième point et non des moindres : diminuer le nombre d’emails.

Alors, au risque d’enfoncer une porte ouverte, mettre en place des outils qui vont vous faire… qui vont vous permettre de faire fondre les emails comme neige au soleil. C’est vraiment clé.

Pour ça évidemment, vous pouvez utiliser des outils. Y a des applications qui sont extrêmement efficaces. Mais aussi, prenez le réflexe de favoriser le face-à-face, la communication directe plutôt que les mails sans fin, les boucles de mails sans fin qui elles, sont absolument chronophages et conduisent chacun à ne plus savoir ce qu’il doit faire finalement, entre les destinataires, les « copie » (cc). Je parle même pas du truc horrible qui s’appelle la copie cachée (cci). Mais diminuer le nombre de mails, mettre en place ce qu’il faut pour que ce soit le cas, est une source absolue pour mieux gérer votre temps, pour mieux planifier vos journées.

Et dans ce sixième point, on va vous surprendre. Mieux gérer son temps, c’est aussi planifier des zones libres.

Waouh ! On a le droit, oui.

À quoi servent finalement ces zones de liberté ?

Ça peut être des zones de créativité. On se laisse 2 heures pour réfléchir, pour avoir de nouvelles idées, pour peut-être innover pour une stratégie, pour une tactique.

Ça, c’est possible et c’est fort apprécié parce que ça vous détend, ça vous fait penser à autre chose. Ça vous met dans une élévation personnelle.

Et, encore plus intéressant, gardez des zones libres où vous ne posez rien.

Vous verrez bien ce que vous faites à ce moment-là.

Vous pouvez juste vous reposer, peut-être méditer un petit peu, peut-être un peu de yoga, peut-être autre chose.

L’idée, c’est que l’on a toujours l’impression qu’il faut occuper son cerveau, sauf qu’il faut comprendre que plus vous occupez votre cerveau, moins vous lui laissez le temps d’accomplir les tâches dont il a besoin pour vivre et pour lui-même avoir un fonctionnement optimum.

Donc, lui laisser des plages de liberté totale en dehors du sommeil lui permettent par exemple de structurer l’information, par exemple de regrouper les champs sémantiques, de les organiser, de les stocker, d’enlever ce qui est inutile parce que sinon, vous emmagasinez plein de choses mais tout est à plat.

Donc, le cerveau a besoin de temps pour mettre du relief, pour mieux organiser, pour vous aider à vous souvenir des choses. Donc, il faut lui laisser aussi ce temps.

Donc, ce n’est pas le nombre d’heures de travail qui comptent, c’est la qualité des heures de travail et la qualité des heures de repos.

Voilà ce qu’on voulait vous dire.

Voici un petit récapitulatif des 6 registres :

1. Limitez les fuites de temps.

2. La méthode PADDS, vous l’avez compris, avec de l’accélération, avec de la priorisation, avec de la délégation, du stop, des décalages.

3. La méthode AOP avec un principe d’automatisation.

4. Planifier son temps et ne pas le subir.

5. Limitez le nombre d’emails.

6. Laissez-vous du temps libre pour la créativité ou pour que votre cerveau structure les infos.

À bientôt.

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marylise sébastien