3 ASTUCES POUR OPTIMISER SON TEMPS [L’ANTI TO-DO LIST]

Comment mieux organiser votre temps au travail et comment prioriser efficacement vos tâches ?

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Nos enseignements majeurs

Pourquoi les to-do lists vous font perdre du temps ?

Pour commencer, qu’est-ce que c’est qu’une to-do list ?
Vous savez, c’est la liste un peu à la Prévert où on met un petit tiret ou un petit bullet point comme à l’américaine.

Et on met 1, 2, 3, 4, 5… jusqu’à 120 et on ne la termine jamais, c’est-à-dire qu’on a toujours l’impression qu’on va pouvoir faire des tonnes de trucs et à la fin de la journée, on regarde son truc et on a coché deux cases.

On a surligné 1, 2 et on est complètement dégoûté parce qu’on n’a pas été au bout.
C’est complètement anxiogène.

La journée d’après, on la reprend. Y a toujours ça à faire, et puis on en rajoute, etc.

Bon, donc vous avez compris, on est pas du tout là-dedans et vous allez comprendre ce qu’on utilise, nous, et qui est beaucoup plus efficace,
beaucoup plus pointu, et qu’utilisent la plupart des réussites mondiales, j’ai envie de dire, sur ce sujet.

Donc, on voulait vous faire rentrer dans nos coulisses et l’un de nos rituels, et en tout cas, celui du lundi matin.

Et chaque lundi matin, on fait ça, c’est-à-dire qu’on prend notre agenda et on commence par regarder, sur les 5 jours à venir, du lundi au vendredi, on commence à regarder ce qu’on appelle, nous, le temps défini.

Le temps défini, c’est quoi ?

C’est tout ce qui est déjà posé dans notre agenda.

Et donc, on considère que sur ce temps défini, on a plus de latitude pour pouvoir agir et pour pouvoir décider de ce qu’on va faire de ce temps.

Et donc, ce temps défini est clairement posé sur chaque jour de la semaine.

Et ce qui nous intéresse, c’est pas ce temps défini mais c’est ce qui le complète, tout au long des journées, des 5 jours de la semaine.

C’est ce qu’on appelle le temps choisi.

Le temps choisi, c’est quoi ?

C’est le temps qui, au début de la semaine, n’est rempli par rien.

Et nous, on l’appelle le temps choisi parce qu’il s’avère que le lundi matin, on a le choix de décider de ce que l’on va faire de ce temps-là.

Et nous, ce que l’on fait, c’est que l’on accorde une très grande importance à se dire « à quoi je vais consacrer mon énergie sur ce temps choisi sur les 5 jours de la semaine et de façon très concrète ? »

Tu voulais compléter, peut-être, Seb ? Euh, oui (sourire).

Ce qui est très important de comprendre, c’est que y a des entrepreneurs, quand on regarde leur agenda, il est blindé du lundi au vendredi
jusqu’à ad vitam æternam.

Ça, c’est pas forcément une bonne solution parce que ça veut dire qu’on ne se laisse aucune latitude de réajuster notre plan chaque semaine et d’avoir de meilleures idées.

Donc nous, déjà, on vous conseille de ne pas blinder votre agenda, de garder des plages horaires de disponibles parce que c’est en avançant au fur et à mesure sur le chemin de la réussite que l’on va découvrir de nouvelles pépites, qu’on va réfléchir à de nouvelles choses et qu’on aura tendance à remodeler son agenda.

Ce qui est très important, c’est que dans ce temps choisi, donc dans ce temps qui n’était pas occupé, vous puissiez définir la meilleure action a réaliser le jour-même.

Donc le lundi, vous aurez une action en général, le mardi, le mercredi, le jeudi, le vendredi.

Évidemment, si un jour, vous avez pas de plage horaire de disponible, vous n’aurez pas d’action supplémentaire.

Mais c’est de définir votre priorité du jour et une seule suffit à partir du moment où vous réfléchissez à mettre de la hauteur, à mettre de la valeur sur cette priorité.

C’est pas une petite chose pour remplir. On ne cherche pas à remplir, on cherche à valoriser, c’est pas tout à fait la même chose.

Et nous, ce qu’on voit, pourquoi on dit une priorité par jour ?

C’est que notre objectif, c’est de terminer chaque journée en ayant le sentiment d’avoir honoré l’engagement qu’on avait pris chaque matin,
et donc d’éviter de se retrouver dans une situation qui est absolument horrible à nos yeux, qui est de se dire « Et j’ai encore pas fini ça, et j’ai encore pas fait ça », etc., donc, qui au final, va vider notre bassin, notre réservoir de confiance en nous.

Donc, fixer une priorité sur chaque jour, ça, on trouve ça super chouette parce qu’on maximise les chances d’être en configuration de victoire
à chaque fin de journée.

Et le dernier point, peut-être, qui est aussi une astuce qu’on voulait partager avec vous sur ce fameux sujet qui est la gestion de notre temps.

Pour nous, le temps, c’est vraiment la denrée la plus rare parce que le temps perdu ne se récupère jamais.

Donc une dernière astuce, c’était peut-être d’échanger autour des check-lists.

Les check-lists, c’est quoi ?

Donc à ne pas confondre avec les to-do lists (parce que souvent il y a une confusion entre la check-list et la to-do list. C’est toujours des petites cases et quelque chose à côté mais la fonction n’a rien à voir).

Et la check-list, pour nous, elle s’utilise dès qu’on est amené à reproduire quelque chose à une échéance donnée, c’est-à-dire s’il y a quelque chose que vous faites et qui est amené à se reproduire soit chaque semaine, soit chaque mois, soit tous les 2 mois.

L’idée, c’est de consigner très précisément les différentes étapes de ce qu’il y a à reproduire et de les consigner, de mettre en face une petite case qui sera juste une petite case à cocher.

Quel est l’avantage de cela ?

• 1 : c’est de ne pas repartir à zéro tous les mois ou toutes les semaines en ayant peur, finalement, d’oublier une étape.
• 2 : ça favorise la possibilité de pouvoir déléguer, de pouvoir confier cela à d’autres personnes.

Donc, la check-list, ne l’oubliez pas, c’est très basique, ça n’a rien de nouveau, mais à nos yeux, c’est un outil très performant et très utile
pour pouvoir donner le maximum de valeur à ce qui nous plaît et à ce qui va faire en sorte que notre business va pouvoir s’amplifier.

On peut juste vous donner quelques exemples de check-lists.

Par exemple, nous, quand on prépare ces vidéos, eh bien il y a tout un tas de matériel.

Donc, y a 1, 2, 3, caméras, y a 1, 2 spots, y a des micros, y a 2 personnes qui nous aident, donc faut aussi s’assurer qu’elles ont un planning et qu’elles sont là.

Quand vous allez, par exemple, dans des hôtels, dans les toilettes, vous avez la check-list de la femme de ménage qui est passée avec l’heure, etc.

Vous avez dû repérer ça et cela a 2 vertus :

• 1 : s’assurer qu’elle est bien passée et pour rendre propres les lieux régulièrement, environ toutes les heures.
• 2 : ça permet aussi aux clients de se rendre compte que c’est bien fait, donc la check-list peut même avoir une vertu pour le client.

Par exemple, si vous publiez sur les réseaux sociaux, bah qu’est-ce que vous avez besoin de publier ? Sur quel réseau ?
Par exemple, si vous êtes sur Facebook, et ensuite, ça doit aller sur Twitter. De Twitter, ça doit aller sur LinkedIn. Donc, à un moment donné, plutôt que de réfléchir à ça, listez ça pour vous-même, listez ça pour vos équipes, pour votre compta.

Nous, on a mis toute notre compta sur une check-list, c’est-à-dire (que) chaque mois, on n’a plus besoin de se poser la question.

Et on a, après, pu déléguer tout ça, c’est-à-dire que nous, on a quasiment plus rien à faire sur le sujet de la comptabilité par mois, juste à vérifier que c’est bien fait.

Et, parce que vous avez juste pris ce petit temps-là, ensuite, vous gagnez un temps extrême.

Donc posez-vous dans votre business la question quelles check-lists vous allez pouvoir faire ?

Il y en a dans tous les business.

Et donc, juste, peut-être, pour récapituler ces 3 points :

• 1 : pensez chaque lundi à bien structurer votre temps entre temps défini et temps choisi.
• 2 : fixez-vous une priorité par jour et donnez-vous les chances d’aller au bout de cette priorité pour une vraie satisfaction au quotidien.
  03 : ne faites pas l’impasse sur les check-lists, c’est-à-dire de consigner par écrit les tâches de tout ce qui est amené à se répéter.

À bientôt.

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marylise sébastien